Förbundens medlemsregister

15.06.2017 kl. 12:48
PÅ TAPETEN: Svenska studieförbundet kartlade i maj medlemsförbundens medlemsregister eftersom många förbund funderar på nya lösningar för medlemsregisterhanteringen. Frågan har även aktualiserats på grund av den nya EU-dataskyddsförordningen som träder i kraft i maj 2018.

Text: Pernilla Lindroos

Kartläggningen gjordes genom en enkät som besvarades av 40 förbund och centralorganisationer. Tretton av de förbund som svarade på enkäten skrev att de borde byta medlemsregister medan fjorton är nöjda med sitt medlemsregister. En femtedel av förbunden har just bytt sitt medlemsregister och ett förbund håller som bäst på att byta. Det finns alltså flera förbund som anser att det borde vara dags att byta medlemsregister. 

- Jag har redan hunnit tänka att den nya dataskyddsreformen kommer riktigt lämpligt, kommenterar en som svarade på enkäten.

EU:s dataskyddsförordning kommer bland annat att ställa nya krav på medlemsregisterhanteringen, vilket samtidigt ger en möjlighet att utveckla medlemsregistret så att det motsvarar förbundets behov och krav.

Nästan hälften av dem som svarade på enkäten har sitt medlemsregister på nätet. Resten av dem som svarade har sitt medlemsregister i ett program bundet till en dator. Listan på de program som används i de finlandssvenska förbunden är lång. Det vanligaste programmet är Excel som ungefär en tredjedel av de som svarade använder för sitt medlemsregister. Förutom Excel används till exempel Webbhusets medlemsregister, FloMember, FileMaker och Access.

De flesta förbunden har en utsedd registeransvarig. Ungefär en fjärdedel av dem som svarade har inte en skilt utsedd registeransvarig. Hälften av förbunden sköter inte sina medlemmars medlemsregister medan nästan 26 procent sköter dem och 23 procent sköter dem delvis.

- Kartläggningen av medlemsregistren visade att nästan alla förbund har olika program för att hantera sitt medlemsregister. Detta betyder att förbunden inte har stöd av varandra i det dagliga arbetet med registret. Förbunden ser väldigt olika ut men det finns gemensamma behov som syns bra då man tittar på vad förbunden använder sina medlemsregister till, säger Mari Pennanen, verksamhetsledare på Svenska studieförbundet.

Många använder sitt medlemsregister till annat än enbart en förteckning på medlemmar. Drygt 60 procent av de som svarat på enkäten använder sitt medlemsregister till fakturering av medlemsavgifter. Ungefär 35 procent använder medlemsregistret till prenumerationer och nyhetsbrev. Nästan 30 procent av förbunden använder medlemsregistret till annan fakturering än medlemsavgifter. Förutom dessa användningsområden används medlemsregistret också för anmälningar till evenemang och  för att upprätthålla listor på andra personer än medlemmar. Flera av förbunden använder också sitt medlemsregister till något specifikt för sin verksamhet enligt egna behov.

- Ur svaren på enkäten kunde vi också se att det är svårt att hitta ett program som skulle täcka alla behov och samtidigt vara användarvänligt. Antingen saknas en viss tillämpning eller så är systemet för krångligt. Förbunden ser olika ut men gemensamma utmaningar och problem finns. Svenska studieförbundet kommer att återkomma till eventuella gemensamma lösningar och  vara i kontakt med förbunden, säger Mari Pennanen.

63850_t.jpg

Info och stöd åt hbtqia-personer

PÅ TAPETEN. Studieförbundets nya medlem Regnbågsankan vill skapa ett jämlikt samhälle för alla och erbjuda stöd åt personer som bryter mot normer. Läs mera »
09.05.2018 kl. 10:01
63035_t.jpg

Hur leder man ett förbund?

PÅ TAPETEN. Tre erfarna ledare delade under Ordföranderundan med sig av erfarenheter gällande ledarskap: Agneta Eriksson, Jan-Erik Stenman och Anna Bertills. Vi lyfter fram de bästa bitarna.Läs mera »
20.03.2018 kl. 10:45
62745_t.jpg

Gratis programvaror åt förbund når allt fler

PÅ TAPETEN: Är ditt förbund redan registrerat i TechSoup? Visste du att alla ideella föreningar och stiftelser, alltså också ditt förbund, kan få nästan gratis programvaror via sidan? Läs mera »
06.03.2018 kl. 09:44
62744_t.jpg

Även förbund kan ha civiltjänstgörare

PÅ TAPETEN. Har ditt förbund någon gång funderat på att fungera som civiltjänstgöringsplats, men inte vetat hur man skall gå till väga? Processen kan verka krånglig, men är egentligen relativt lätt. Läs mera »
06.03.2018 kl. 09:23
62370_t.jpg

Hur tackar förbunden sina aktiva?

I SOFFAN: Alla mår bra av att få ett tack. I förbundsvärlden finns det både förtroendevalda, aktiva, anställda och samarbetsparter som behöver få ett tack. Vi har frågat några ordförande hur de inom sitt förbund brukar tacka.Läs mera »
13.02.2018 kl. 09:48
61416_t.jpg

Min tid i förbundsvärlden

PÅ TAPETEN: Innan sin praktik på Svenska studieförbundet visste Miina Söderholm väldigt lite om förbund i Svenskfinland. Nu efter tre månader som praktikant i kärnan av förbundsvärlden har hon en helt ny uppfattning om de finlandssvenska förbunden.Läs mera »
04.12.2017 kl. 10:12
61248_t.jpg

Från reaktiv till proaktiv

I HYLLAN: I november samlades de finlandssvenska förbunden till ett seminarium kring intressebevakning. Föreläsarna delade med sig av många insikter kring påverkansarbete.Läs mera »
23.11.2017 kl. 14:55
61117_t.jpg

Med studier som styrka: Micaela ger över ordförandeskapet

PROFILEN: Vid årsskiftet tar Micaela Romantschuks period som styrelseordförande för Svenska studieförbundet slut. Hon är uppenbart stolt över den positiva utveckling som skett inom förbundet under de senaste åren.Läs mera »
16.11.2017 kl. 09:42
61116_t.jpg

Att vara förbundsordförande

I SOFFAN: Hur är det att vara ordförande för ett finlandssvenskt förbund? Vi frågade några ordföranden om plus och minus med uppdraget. Läs mera »
16.11.2017 kl. 09:18