Smidiga arbetsprocesser och hjärnsmarta tips

26.02.2021 kl. 15:28
ARTIKEL. Hur skapar vi smidiga arbetsprocesser och jobbar mer ändamålsenligt? Det var ett genomgående tema för årets Kanslidagar som ordnades virtuellt under två dagar i februari. Nu har vi samlat ihop fem nyttiga tips från dagarna för att stöda förbundens anställda att jobba mer hjärnsmart.

Text: Julia Hemgård

1. Singletasking

Mentaltränare Pernilla Nylund poängterar vikten av singletasking framom multistasking. Vi lever i ett samhälle som hyllar multitasking och förmågan att ha många bollar i luften på en och samma gång. Tyvärr lider hjärnan av detta, menar Pernilla, och lyfter fram betydelsen av att prioritera och göra en sak i taget. Ofta sparar vi både tid och energi genom singletasking.

2. Hjärnvila

Pernilla lyfter även fram vikten av att vila hjärnan. Vi tar kontinuerligt emot nya intryck och information via mail, whatsapp eller något annat digitalt medium. I den digitala djungeln som de flesta av oss kallar vardag kan det vara svårt att verkligen koppla av och framfört allt koppla bort den digitala omgivningen.

Därför kan det vara bra att ge tid för hjärnvila, vilket innebär att man för ett par minuter kopplar bort allt som händer runt omkring en och försöker fokusera på ingenting alls, utan bara är. Genom att regelbundet ta paus och bara vara, har hjärnan möjlighet att återhämta sig bättre och ta emot nya intryck.

3. Välmående arbetstagare

Under Kanslidagarna delande även Malin Lindholm, förbundssekreterare på Svensk Ungdom (SU), med sig av tips på hur de jobbar smidigt. Hon lyfte bland annat fram vikten av att satsa på arbetstagarnas välmående. Då arbetstagarna mår bra och trivs på arbetsplatsen utför de även sitt jobb bättre och arbetsvardagen fungerar mer smidigt, förklarade Malin.

På SU jobbar de bland annat med arbetsvälmående genom att erbjuda arbetstagarna möjligheten att motionera under arbetstid och regelbundet diskutera och lyfta upp teman som stresshantering och välmående under gemensamma möten.

4. Transparens och delaktighet

Genom att skapa en inkluderande arbetsmiljö där arbetstagarna är delaktiga och har insyn i hela verksamheten tenderar även arbetsmotivationen att öka och arbetsgemenskapen att förstärkas.

Det är också en poäng Malin Lindholm lyfte fram under Kanslidagarna. Hon betonade betydelsen av gemensamt resultatansvar och att ingen arbetstagare är oersättlig. Faktum är, att då allt ansvar ligger på en persons arbetsbord så medför det inte bara stress för ansvarspersonen, utan resulterar i ett trögt arbetssätt, förklarar Malin och uppmuntrar till en transparent arbetskultur där alla i teamet har förståelse för verksamheten som en helhet.

5. Gemensamma kaffepauser (också virtuellt)

Kai Alajoki och Henrik Forsblom, koordinatorer på Åbo svenska arbetarinstitut, gav också tips på hur de jobbar ändamålsenligt. De lyfte fram något så självklart, men ändå otroligt viktigt – kaffepauser. Kaffepauser fungerar inte bara som ett avkopplingsmoment under arbetsdagen utan är en viktig metod för kommunikation. Det är under kaffepauserna som man ledigt och spontant kan diskutera ärenden som kanske inte rymdes med på mötesagendan, eller fritt bolla idéer och kartlägga behov inom verksamheten.

Med andra ord, skippa inte kaffepauserna trots att många arbetar på distans. Det är nämligen under dessa kaffepauser som du tillsammans med dina kollegor kan lösa återkommande problem i arbetet, eller hitta på nya projektidéer och utveckla verksamheten.

 

Kanslidagarna 2021 ordnades virtuellt den 17–18 februari. Dagarna ordnas en gång i året för administrativ personal inom fria bildningen och förbund och centralorganisationer inom tredje sektorn. Evenemanget ordnas i samarbete mellan Bildningsalliansen och Förbundsarenan.

Läs också

Artikel: Hur ordna digitala evenemang

Artikel: Tips för hur du kan arbeta så at någon annan kan ta över

Ingången: Hur nätverkar man i corona-tider?

 

84925_t.jpg

6 tips för att dra in pengar till verksamheten

ARTIKEL. Finns det enkla sätt att få in pengar till förbunds verksamheter? Svaret är troligen nej. Enkelt är det inte, men det kan vara roligt och givande att testa nya sätt att finansiera verksamheten. Ta del av konkreta tips på pengainsamling. Läs mera »
igår kl. 15:36
82368_t.jpg

Mät och utveckla digitalt kunnande inom förbunden

ARTIKEL. Hur mäter man digitalt kunnande och utvecklar digitala kunskaper inom förbunden? Ni kan börja genom att använda något av de verktyg som här presenteras.Läs mera »
30.05.2022 kl. 15:12
82367_t.jpg

Evenemang för alla

ARTIKEL. Visst vill vi ordna tillgängliga evenemang där alla känner sig välkomna. Men hur gör man det i praktiken? Vi har samlat konkreta tips och verktyg för hur ditt förbund ordnar tillgängliga evenemang.Läs mera »
30.05.2022 kl. 12:37
80556_t.jpg

Tillgängliga webbsidor fungerar bättre för alla

ARTIKEL. Är ditt förbunds webbsidor tillgängliga? Brukar ni skriva alt-texter till bilder ni delar på sociala medier? Varför ska innehållet på webben vara tillgängligt? Ta del av tips på hur ditt förbund kan förbättra sin webbtillgänglighet.Läs mera »
24.01.2022 kl. 14:29
79655_t.jpg

Digital delaktighet

ARTIKEL. Har du en person i din närkrets som inte ännu är delaktig i det digitala? Eller kanske du känner någon som skulle ha nytta av att lära sig mer om det digitala? Ta del av tips kring hur du och ditt förbund kan stöda digital delaktighet i samhället.Läs mera »
08.11.2021 kl. 16:41
79468_t.jpg

Hur ordnar man hybrid- och distansmöten?

ARTIKEL. Den här artikeln påbörjar en artikelserie som behandlar olika digitala problem och lösningar. Artikelserien är en del av projektet för att stöda digital utveckling inom förbunden. I den här artikeln kan du läsa om hur du konkret ordnar hybrid- och distansmöten. Läs mera »
25.10.2021 kl. 15:57
78407_t.jpg

Fem förslag för förbundens finansiering

ARTIKEL. I juni samlades ett gäng verksamhetsledare för att diskutera förbundens finansiering. Diskussionen utmynnade i fem punkter och förslag på hur vi tillsammans kunde stärkas gällande finansieringen.Läs mera »
09.08.2021 kl. 09:19
77553_t.jpg

Varför behövs god förvaltning i föreningar?

PÅ BORDET. En positiv aspekt av pandemin är att vi har varit tvungna att ta ett digisprång och utvärdera vår verksamhet ur en ny synvinkel. Det gäller våra styrelser, fullmäktige och alla som jobbar med förvaltningsfrågor. Nu är det dags att tala om god förvaltning, skriver Kari Huhtala på Finlands Svenska Andelsförbund.Läs mera »
06.05.2021 kl. 07:48
76807_t.jpg

Tips för hur du kan arbeta så någon annan kan ta över

ARTIKEL. En avgörande faktor för hur bra du sköter ditt arbete är den tysta kunskap du bär på och de rutiner du bygger upp för ditt arbete. Med erfarenhet och bra metoder gör du saker raskt och smidigt. Men vad händer då du slutar? Här är några tips för hur du kan lägga upp arbetet så att någon annan kan ta över då det är dags.Läs mera »
01.03.2021 kl. 16:28