Smidiga arbetsprocesser och hjärnsmarta tips

26.02.2021 kl. 15:28
ARTIKEL. Hur skapar vi smidiga arbetsprocesser och jobbar mer ändamålsenligt? Det var ett genomgående tema för årets Kanslidagar som ordnades virtuellt under två dagar i februari. Nu har vi samlat ihop fem nyttiga tips från dagarna för att stöda förbundens anställda att jobba mer hjärnsmart.

Text: Julia Hemgård

1. Singletasking

Mentaltränare Pernilla Nylund poängterar vikten av singletasking framom multistasking. Vi lever i ett samhälle som hyllar multitasking och förmågan att ha många bollar i luften på en och samma gång. Tyvärr lider hjärnan av detta, menar Pernilla, och lyfter fram betydelsen av att prioritera och göra en sak i taget. Ofta sparar vi både tid och energi genom singletasking.

2. Hjärnvila

Pernilla lyfter även fram vikten av att vila hjärnan. Vi tar kontinuerligt emot nya intryck och information via mail, whatsapp eller något annat digitalt medium. I den digitala djungeln som de flesta av oss kallar vardag kan det vara svårt att verkligen koppla av och framfört allt koppla bort den digitala omgivningen.

Därför kan det vara bra att ge tid för hjärnvila, vilket innebär att man för ett par minuter kopplar bort allt som händer runt omkring en och försöker fokusera på ingenting alls, utan bara är. Genom att regelbundet ta paus och bara vara, har hjärnan möjlighet att återhämta sig bättre och ta emot nya intryck.

3. Välmående arbetstagare

Under Kanslidagarna delande även Malin Lindholm, förbundssekreterare på Svensk Ungdom (SU), med sig av tips på hur de jobbar smidigt. Hon lyfte bland annat fram vikten av att satsa på arbetstagarnas välmående. Då arbetstagarna mår bra och trivs på arbetsplatsen utför de även sitt jobb bättre och arbetsvardagen fungerar mer smidigt, förklarade Malin.

På SU jobbar de bland annat med arbetsvälmående genom att erbjuda arbetstagarna möjligheten att motionera under arbetstid och regelbundet diskutera och lyfta upp teman som stresshantering och välmående under gemensamma möten.

4. Transparens och delaktighet

Genom att skapa en inkluderande arbetsmiljö där arbetstagarna är delaktiga och har insyn i hela verksamheten tenderar även arbetsmotivationen att öka och arbetsgemenskapen att förstärkas.

Det är också en poäng Malin Lindholm lyfte fram under Kanslidagarna. Hon betonade betydelsen av gemensamt resultatansvar och att ingen arbetstagare är oersättlig. Faktum är, att då allt ansvar ligger på en persons arbetsbord så medför det inte bara stress för ansvarspersonen, utan resulterar i ett trögt arbetssätt, förklarar Malin och uppmuntrar till en transparent arbetskultur där alla i teamet har förståelse för verksamheten som en helhet.

5. Gemensamma kaffepauser (också virtuellt)

Kai Alajoki och Henrik Forsblom, koordinatorer på Åbo svenska arbetarinstitut, gav också tips på hur de jobbar ändamålsenligt. De lyfte fram något så självklart, men ändå otroligt viktigt – kaffepauser. Kaffepauser fungerar inte bara som ett avkopplingsmoment under arbetsdagen utan är en viktig metod för kommunikation. Det är under kaffepauserna som man ledigt och spontant kan diskutera ärenden som kanske inte rymdes med på mötesagendan, eller fritt bolla idéer och kartlägga behov inom verksamheten.

Med andra ord, skippa inte kaffepauserna trots att många arbetar på distans. Det är nämligen under dessa kaffepauser som du tillsammans med dina kollegor kan lösa återkommande problem i arbetet, eller hitta på nya projektidéer och utveckla verksamheten.

 

Kanslidagarna 2021 ordnades virtuellt den 17–18 februari. Dagarna ordnas en gång i året för administrativ personal inom fria bildningen och förbund och centralorganisationer inom tredje sektorn. Evenemanget ordnas i samarbete mellan Bildningsalliansen och Förbundsarenan.

Läs också

Artikel: Hur ordna digitala evenemang

Artikel: Tips för hur du kan arbeta så at någon annan kan ta över

Ingången: Hur nätverkar man i corona-tider?

 

81486_t.jpg

Förbundsarenan startar projekt kring finansieringskällor för förbunden

NYHET. De finlandssvenska förbunden och centralorganisationerna jobbar kontinuerligt med sin finansiering. Många vill testa nya former av finansiering. För att stöda medlemsförbunden startar Förbundsarenan ett projekt kring finansieringskällor.Läs mera »
01.04.2022 kl. 21:24
81558_t.jpg

Tidskriftstips direkt till din e-post

NYHET. Hur många finlandssvenska tidskrifter brukar du läsa? Är du nyfiken på att få veta vad fler tidskrifter skriver om? Beställ nyhetsbrevet Tidskriftstips så får du utvalda artiklar från olika tidskrifter direkt till e-posten. Läs mera »
01.04.2022 kl. 10:37
81481_t.jpg

Karen Lindholm ny praktikant på Förbundsarenan

NYHET. Den här våren är Karen Lindholm praktikant på Förbundsarenan. Karen kommer under sin praktik att jobba med bland annat kommunikation, evenemangsplanering och administration.Läs mera »
30.03.2022 kl. 15:51
81195_t.jpg

Vill du hjälpa oss med en utredning kring de finlandssvenska tidskrifterna?

NYHET. Hur står det till med de finlandssvenska tidskrifterna? På sajten tidskrift.fi finns 86 tidskrifter samlade. Nu söker vi en person som kan göra en kartläggning av det finlandssvenska tidskriftsfältet.Läs mera »
22.03.2022 kl. 14:52
80631_t.jpg

Vilket är Årets förbund 2022?

NYHET. Vilket förbund utmärkte sig förra året, vilket förbund gjorde en nämnvärd insats trots det utmanande året? Nominera till Årets förbund 2022 senast den 25 mars.Läs mera »
11.03.2022 kl. 17:11
81026_t.jpg

Väss din digitala kompetens

ARTIKEL. Hur håller man sig uppdaterad inom det digitala och utvecklar sina digitala kunskaper? Här kommer tips på hur man kan tänka kring digital kompetens och hur man utvecklar sina digitala kunskaper.Läs mera »
28.02.2022 kl. 17:43
80013_t.jpg

Vill du bli Förbundsarenans praktikant?

NYHET. Förbundsarenan söker en praktikant för våren 2022. Vi letar efter en företagsam och nyfiken högskolestuderande och erbjuder en unik inblick i förbundsvärlden och tredje sektorn. Läs mera »
09.02.2022 kl. 12:26
80669_t.jpg

Harriet Sundholm omvald vice ordförande

NYHET. Förbundsarenans styrelse har kommit igång med styrelsearbetet och valt arbetsutskott. En tyngdpunkt under året är att ta fram en ny strategi. Läs mera »
03.02.2022 kl. 08:41
80409_t.jpg

Dags att vässa kompetensen och nätverka

NYHET. Nytt år och nya tag! Då ivern slår till och du vill utvecklas i ditt arbete vill Förbundsarenan påminna om det som många av våra medlemsorganisationer ser som en av de mest givande bitarna av vår verksamhet: nätverken.Läs mera »
12.01.2022 kl. 09:55