Tips för hur du kan arbeta så någon annan kan ta över

01.03.2021 kl. 16:28
ARTIKEL. En avgörande faktor för hur bra du sköter ditt arbete är den tysta kunskap du bär på och de rutiner du bygger upp för ditt arbete. Med erfarenhet och bra metoder gör du saker raskt och smidigt. Men vad händer då du slutar? Här är några tips för hur du kan lägga upp arbetet så att någon annan kan ta över då det är dags.
Text: Mari Pennanen
Foto: Linus Lindholm
 

Nätverket för ensamjobbare inom förbunden diskuterade temat rutiner för framtiden på en träff i februari. För personer som arbetar ensamma, antingen som enda anställda inom organisationen eller den enda på sitt kansli, kan det kännas otryggt då verksamheten långt hänger på en själv. I diskussionen kom det fram att många har bra rutiner som gör det möjligt för någon annan at ta över, men också att det är en svår fråga. Här delar nätverket med sig av några tips på hur man kan arbeta med tanke på framtiden där man själv kanske inte är en del av organisationen.

Verksamhetskalender eller årsklocka

Skriv ner återkommande uppgifter i något dokument, och skriv samtidigt vad man ska komma ihåg eller tänka på när man gör uppgiften. Dokumentet hjälper även dig att komma ihåg viktiga deadlines och återkommande ärenden. Uppdatera kontinuerligt när något ändrar, kommer till eller faller bort.

Nyckelpersoner

Prata med nyckelpersonerna inom organisationen och berätta lite mer än nödvändigt, så är det fler som känner till olika saker och processer. Viktiga nyckelpersoner är ordförande, övriga styrelsemedlemmar, nära samarbetsparter och aktiva och engagerade personer. Ett konkret sätt är att sammanfatta skriftligt till styrelsen vad som är på gång (t.ex. under anmälningsärenden eller i skild punkt som kan heta verksamhetsöversikt eller liknande) och ta med lite mer information i skriftligt format än vad som kanske hinner diskuteras på styrelsemöten, så har styrelsen kännedom om aktuella processer, och kan vid behov även gå bakåt och kolla upp vad som tidigare gjorts.

Dokument och filer 

Spara systematiskt, döp filer och mappar på ett enhetligt och logiskt sätt. Fundera också var de sparas så att någon annan kan komma åt filerna vid behov. Sköt om arkiveringen. Rensa också bort arbetsfiler kontinuerligt så det som finns kvar är relevant.

Processer

Dokumentera vad som är på gång. Skriv ner vilka personer som berörs och kontaktuppgifter till dessa, hur olika processer går till.

Lösenord och inloggningar

Vem kan logga in och fortsätta? Vilka tjänster kan redan nu ha fler personer med inloggning? vilka lösenord kan du skriva ner och spara på ett säkert ställe så att någon annan vid behov kan komma åt listan och fortsätta?

 

Läs också

Ingången: Rutiner för framtiden eller förberedelser för att bli under en buss

Artikel: Smidiga arbetsprocesser hjärnsmarta tips

89286_t.jpg

Studio Dim utformar kampanjen Framtidsgåvan

ARTIKEL. Studio Dim är en design- och kommunikationsbyrå med en vision om att tillgängliggöra gott digitalt stöd för ideella initiativ. Tillsammans med Förbundsarenan har de utvecklat kampanjen Framtidsgåvan. Tillgänglighet och trovärdighet är avgörande när det gäller att sprida kunskap, menar Henrietta Andersson som tillsammans med Ida Dimic driver Studio Dim.Läs mera »
07.03.2024 kl. 09:39
89244_t.jpg

Att lyfta varandra till framgångar?

BLOGG. Varför är det inte fler organisationer som lyfter varandras verksamheter, initiativ och projekt? Robert Nilsson funderar i bloggen om det handlar om brist på tid eller en oro för att förlora uppmärksamhet för den egna verksamheten.Läs mera »
04.03.2024 kl. 15:39
89199_t.jpg

Civilsamhället, tredje sektorn eller ideell sektor?

INGÅNGEN. Begrepp och ord. Ibland känns det komplicerat och när man lärt sig det senaste dyker det upp nya termer. Nu verkar fler på engelska använda CSO där man tidigare använde NGO.Läs mera »
29.02.2024 kl. 12:29
89198_t.jpg

Hållbar verksamhetskultur

BLOGG. Hur kan vi inom våra organisationer främja ett hållbart arbetssätt, både för våra kollegor och för oss som leder? Och hur ska vi skapa en varm arbetsgemenskap när många arbetar på distans? Det är frågor som Susanne Norrbäck-Råman reflekterat över efter att ha gått kursen Hållbar verksamhetskultur.Läs mera »
29.02.2024 kl. 12:24
89197_t.jpg

Fem frågor till Robert Nilsson om projekt Finansieringskällor

ARTIKEL. Kampanjen Framtidsgåvan, företagssamarbeten och workshops. Det händer mycket inom projekt Finansieringskällor för förbunden. Vi ställde några frågor till projektledare Robert Nilsson om vad vi inte ska missa just nu. Läs mera »
29.02.2024 kl. 12:01
88887_t.jpg

Tätare samarbete med finska fältet stärker våra påverkansmöjligheter

BLOGG. Att knyta kontakter till det finska fältet hjälper oss i svenskspråkiga organisationer att bredda våra nätverk. Samtidigt är det viktigt att språkfrågorna inte hamnar i skymundan, menar Tina Kärkinen som deltagit i Järjestöhopping.Läs mera »
05.02.2024 kl. 07:38
88872_t.jpg

Liten ökning i antalet anställda i förbunden

Antalet anställda i Förbundsarenans medlemsförbund har ökat med nästan sex helårsverken. Det visar statistiken som Förbundsarenan samlat in.Läs mera »
02.02.2024 kl. 13:39
88794_t.jpg

Nu kan du nominera Årets förbund

NYHET. Vilket förbund utmärkte sig förra året? Vilket förbund har gjort något extra bra? Nominera till Årets förbund 2024 senast den 31 mars.Läs mera »
01.02.2024 kl. 08:30
88824_t.jpg

Vi ärvde en fastighet – tack gärna!

BLOGG. Gemensamma värderingar som syns bland annat i intakta syltburkar från 1990-talet. Camilla Sederholm på Natur och Miljö skriver om en överraskning i form av en testamentdonation, som innebar arbete, funderingar och tacksamhet. Läs mera »
30.01.2024 kl. 10:56