Tips för hur du kan arbeta så någon annan kan ta över

01.03.2021 kl. 16:28
ARTIKEL. En avgörande faktor för hur bra du sköter ditt arbete är den tysta kunskap du bär på och de rutiner du bygger upp för ditt arbete. Med erfarenhet och bra metoder gör du saker raskt och smidigt. Men vad händer då du slutar? Här är några tips för hur du kan lägga upp arbetet så att någon annan kan ta över då det är dags.
Text: Mari Pennanen
Foto: Linus Lindholm
 

Nätverket för ensamjobbare inom förbunden diskuterade temat rutiner för framtiden på en träff i februari. För personer som arbetar ensamma, antingen som enda anställda inom organisationen eller den enda på sitt kansli, kan det kännas otryggt då verksamheten långt hänger på en själv. I diskussionen kom det fram att många har bra rutiner som gör det möjligt för någon annan at ta över, men också att det är en svår fråga. Här delar nätverket med sig av några tips på hur man kan arbeta med tanke på framtiden där man själv kanske inte är en del av organisationen.

Verksamhetskalender eller årsklocka

Skriv ner återkommande uppgifter i något dokument, och skriv samtidigt vad man ska komma ihåg eller tänka på när man gör uppgiften. Dokumentet hjälper även dig att komma ihåg viktiga deadlines och återkommande ärenden. Uppdatera kontinuerligt när något ändrar, kommer till eller faller bort.

Nyckelpersoner

Prata med nyckelpersonerna inom organisationen och berätta lite mer än nödvändigt, så är det fler som känner till olika saker och processer. Viktiga nyckelpersoner är ordförande, övriga styrelsemedlemmar, nära samarbetsparter och aktiva och engagerade personer. Ett konkret sätt är att sammanfatta skriftligt till styrelsen vad som är på gång (t.ex. under anmälningsärenden eller i skild punkt som kan heta verksamhetsöversikt eller liknande) och ta med lite mer information i skriftligt format än vad som kanske hinner diskuteras på styrelsemöten, så har styrelsen kännedom om aktuella processer, och kan vid behov även gå bakåt och kolla upp vad som tidigare gjorts.

Dokument och filer 

Spara systematiskt, döp filer och mappar på ett enhetligt och logiskt sätt. Fundera också var de sparas så att någon annan kan komma åt filerna vid behov. Sköt om arkiveringen. Rensa också bort arbetsfiler kontinuerligt så det som finns kvar är relevant.

Processer

Dokumentera vad som är på gång. Skriv ner vilka personer som berörs och kontaktuppgifter till dessa, hur olika processer går till.

Lösenord och inloggningar

Vem kan logga in och fortsätta? Vilka tjänster kan redan nu ha fler personer med inloggning? vilka lösenord kan du skriva ner och spara på ett säkert ställe så att någon annan vid behov kan komma åt listan och fortsätta?

 

Läs också

Ingången: Rutiner för framtiden eller förberedelser för att bli under en buss

Artikel: Smidiga arbetsprocesser hjärnsmarta tips

82979_t.jpg

Vem ska sitta i Förbundsarenans styrelse?

NYHET. På höstmötet är det dags att välja nya styrelsemedlemmar till Förbundsarenan. Vem vill du se i styrelsen nästa år? Nu kan du nominera kandidater.Läs mera »
24.08.2022 kl. 10:55
82830_t.jpg

Fira Östersjön!

BLOGG. Östersjödagen handlar om att fira vårt alldeles egna hemhav men också ta ansvar för dess framtid. Cecilia Nyman, sakkunnig på Marthaförbundet, ger tips på hur du och din organisation kan delta i evenemanget den 25 augusti.Läs mera »
09.08.2022 kl. 15:15
82817_t.jpg

Lyft fram gott ledarskap

NYHET. Mikaela Björklund utnämndes till Årets ordförande 2021 och ser ett stort värde i vandringspriset - det synliggör olika typer av gott ledarskap. Nomineringstiden för Årets ordförande 2022 pågår till den 15 september. Nominera en kandidat och synliggör gott ledarskap.Läs mera »
08.08.2022 kl. 17:01
82814_t.jpg

Vill du vara med och diskutera ”Utanför protokollet”?

NYHET. Förbundsarenan startar en LinkedIn-grupp för oss som tror på och vill att medborgarorganisationer är en central del i ett demokratiskt och hållbart samhälle. Gruppen ”Utanför protokollet” är ett forum för förtroendevalda och anställda inom Förbundsarenans medlemsorganisationer. Välkomna med!Läs mera »
08.08.2022 kl. 14:16
82563_t.jpg

Nycklarna till digitalisering

BLOGG. Nu tar det ettåriga projektet Digistöd slut och det är dags att blicka både bakåt för att se på de lärdomar projektet har medfört, men mest framåt för att se den framtid som digitaliseringen möjliggör.Läs mera »
20.06.2022 kl. 11:19
82473_t.jpg

Att vara del av något större

ARTIKEL. Finland är föreningarnas förlovade land. För en del är föreningslivet självklart, för andra inte. Malin Lindholm, förbundssekreterare på Svensk Ungdom och Ilona Salonen, verksamhetsledare på Svenska hörselförbundet berättar om betydelsen av föreningar och vikten av engagemang.Läs mera »
09.06.2022 kl. 10:59
82450_t.jpg

Robert Nilsson leder projekt för att hitta nya finansieringskällor för finlandssvenska förbund

NYHET. Förbundsarenan startar projektet Finansieringskällor för förbunden och Robert Nilsson har valts till projektledare. Projektet ska höja de finlandssvenska förbundens kompetens kring olika finansieringskällor och stödja dem med att bredda sin finansieringsbas. Läs mera »
08.06.2022 kl. 07:30
82397_t.jpg

Effekter och resultat av ett studiebesök

BLOGG. Nya kontakter, idéer och mycket inspiration i arbetet. Men varför är det så svårt att komma sig iväg? Förbundsarenans verksamhetsledare Mari Pennanen reflekterar kring vad ett studiebesök kan leda till, bara man får det gjort. Läs mera »
02.06.2022 kl. 09:30
82378_t.jpg

Praktikperiod har gett inblick i förbundsvärlden

BLOGG. Studier i statskunskap kan kännas lite teoretiska, men en praktikperiod kan komplettera studierna. Efter tre månaders praktik på Förbundsarenan har Karen Lindholm fått en inblick i förbundsvärlden. Läs mera »
31.05.2022 kl. 17:10