Hur ordnar man hybrid- och distansmöten?

25.10.2021 kl. 15:57
ARTIKEL. Den här artikeln påbörjar en artikelserie som behandlar olika digitala problem och lösningar. Artikelserien är en del av projektet för att stöda digital utveckling inom förbunden. I den här artikeln kan du läsa om hur du konkret ordnar hybrid- och distansmöten.
Text: Maj Ilola
Bild: Linus Lindholm
 
Uppdaterad 22.4.2022.
 

Under pandemin har alla tvingats ta ett digitalt kliv, men tekniken och de olika digitala tjänsterna utvecklas hela tiden och det kan vara svårt att hänga med. Är du osäker på vilken tjänst du borde använda för ett möte eller hur de olika funktionerna fungerar? Eller har deltagarna olika kunskaper i det digitala och skulle behöva instruktioner för att kunna delta? Vad ska man tänka på när man ordnar ett hybridmöte? De här frågorna besvaras i den här artikeln. 

Välj rätt verktyg 

Börja med att välja passande verktyg för mötet. Många förbund har en licens för ett program, men det finns även många program som kan användas gratis. Ifall ditt förbund inte har en licens till något program, kan du köpa en licens via till exempel TechSoup för ett förmånligt pris. TechSoup är en icke-vinstdrivande organisation som erbjuder programlicenser till ideella organisationer för förmånliga pris, för till exempel Zoom, Microsoft och Adobe. Om du är osäker på vilket program som är mest ändamålsenligt för dig, kan du läsa Yles artikel Digiträning: Möte på distans? Så väljer du rätt verktyg för möten online.  

 Länk till TechSoup.

 Länk till Yles artikel. 

Ifall du vill ordna mötet på en plattform som är gratis och inte kräver inloggning är Jitsi Meet ett bra alternativ. Jitsi är uppsättning projekt med öppen källkod, varav en är videokonferensprogrammet Jitsi Meet. Med Jitsi Meet kan du ordna distansmöten med upp till 100 deltagare. 

 Länk till Jitsi Meet. 

Ifall du är osäker på användningen av ett visst verktyg finns det videon och artiklar på nätet som hjälper dig vidare. Här är till exempel några svenskspråkiga YouTube-videon där Joahnni Larjanko från Bildningsalliansen berättar om hur man kommer i gång med digitala möten och hur man använder verktygen Zoom, Microsoft Teams och Google Hangouts. Videorna är gjorda som ett samarbete mellan SFV, Bildningsalliansen och Förbundsarenan.

 Länk: Hur kommer man igång med digitala möten. 

 Länk: Hur man använder Zoom.

 Länk: Hur man använder Microsoft Teams.

 Länk: Hur man använder Google Hangouts.

Hybridmöten 

Hybridmöten är möten där en del av deltagarna är med på distans och en del är fysiskt i en lokal. Det finns en del saker som man måste tänka på då man ordnar hybridmöten. Här är en kort checklista för dig som vill ordna ett hybridmöte.  

  • Tänk på tekniken. Syns och hörs alla som deltar på plats? Ser alla det som delas i distansmötet? Vem följer med chatten och deltagare som bett om ordet på distans? 
  • Välj en person som fungerar som IT-stöd och kan hjälpa deltagare med tekniska utmaningar. Skicka instruktioner på förhand om målgruppen är ovan med tekniken. 
  • Tänk på att aktivera och engagera alla deltagare, också dem som är med på distans. Ha gärna en värd för de som är på plats och en för de som är på distans ifall ni har möjlighet. 
  • Om du vill att deltagarna ska diskutera sinsemellan, dela då deltagarna in i grupper skilt på distans och fysiskt. 
  • Var tydlig med informationen om hur man förväntas delta på distans och på plats. Finns det möjlighet att delta i diskussionen på distans? Hur ska man ställa frågor eller be om ordet? Ska man ha kameran och mikrofonen på? 

Finlands Svenska Scouter har sammanställt en lista på vad som är bra att tänka på när man leder ett distans- eller hybridmöte och tips på aktiviteter och verktyg som man kan använda på distans- och hybridmöten. Läs också om olika nyttiga digitala verktyg som kan användas på möten och i verksamheten i övrigt. 

 Länk till tips för att leda onlinemöten. 

 Länk till tips om aktiviteter och verktyg för distans och hybridmöten. 

 Länk till digitala verktyg.

Här finns två filmer där Johanni Larjanko från Bildningsalliansen berättar om hur man ordnar lyckade, interaktiva hybridmöten. Den första heter Goda nätmöten del 1 av 2: Hur skapar man balans i ett hybridmöte? och handlar om hur man ska göra för att alla ska bli delaktighet, hur alla hörs och hur man skapar balans mellan distansdeltagare och de som deltar fysiskt. Den andra videon heter Goda nätmöten del 2 av 2: Interaktiva nätmöten och handlar om hur man skapar interaktiva hybridmöten. Videorna är gjorda i samarbete med Svenska folkskolans vänner, Förbundsarenan och Bildningsalliansen. 

 Länk till Goda nätmöten del 1 av 2.

 Länk till Goda nätmöten del 2 av 2.

Instruktioner för deltagare 

Är du på det klara med hur du ordnar ett distans- eller hybridmöte, men är inte säker om alla deltagarna klarar av det och skulle behöva instruktioner? Det finns många versioner av färdiga instruktioner på nätet, så du behöver inte lägga tid på att göra instruktioner från början. Ett exempel är en guide av Bildningsalliansen för den som ska delta på ett distansmöte eller –utbildning och undrar vad man borde tänka på. Ifall man är helt ny på Zoom eller Teams finns det också anvisningar för det.

 Länk till guiden.

Lättläst.fi har bra guider med bilder på hur man använder Zoom på mobil eller pekplatta och på datorn samt hur man använder Teams på datorn. De kan till exempel skickas som länk eller bilaga med en e-postinbjudan till mötet.  

 Länk till guide för Zoom på mobil/pekplatta.

 Länk till guide för Zoom på dator. 

 Länk till guide för Teams på dator. 

Ifall personer som inte är bekanta med verktyget du använder sedan tidigare deltar på mötet kan det vara bra att ha en teknikgenomgång innan mötet börjar eller vid ett skilt tillfälle, detta kallas också för förmöte. Man kan logga in på förmötet för att testa att den egna tekniken fungerar och för att utforska de olika funktionerna som används på mötet. 

Det lönar sig också skriva tydligt i inbjudan till mötet om deltagarna förväntas ha kameran på och delta i diskussionen. 

Svenska pensionärsförbundet har flera tydliga guider och videon om hur man använder olika digitala tjänster och om ämnen som berör det digitala och it. Här är några bra guider för hur man använder olika apparater och funktioner i Zoom, så som Breakout Rooms, alltså att dela in deltagarna i mindre grupper och poll eller förfrågning. 

 Länk till guide om Breakout Rooms. 

 Länk till guide om poll eller förfrågning. 

 Mera guider hittar du här. 

Läs mer

Artikel: Digital delaktighet

Artikel: Tillgängliga webbsidor fungerar bättre för alla

Artikel: Väss din digitala kompetens

 

Artikelserien är en del av projektet för att stöda digital utveckling inom förbunden, läs mer om projektet här.
81068_t.jpg

Gör det ni är bäst på

BLOGG. Ett levande och autonomt civilsamhälle – det går inte att betona betydelsen av det tillräckligt. Varenda förening och förbund är viktiga. Nu behövs verkligen gemenskap och möjligheter att träffas, prata och vara tillsammans. Ge era medlemmar, aktiva och målgrupper den möjligheten.Läs mera »
03.03.2022 kl. 07:44
81040_t.jpg

Från kriminologi till FiSSc - hur jag hamnade i förbundsvärlden

BLOGG. Att börja jobba i ett förbund kan vara omtumlande. Emma Sundstén har under sin första månad insett att det finns långt fler grupper, dokument och arbetsområden inom organisationen än hon kunde ana. Hon har ändå hittat den röda tråden i arbetet i ramar satta på nationell nivå och trivs bra.Läs mera »
01.03.2022 kl. 14:36
81034_t.jpg

Rörelse en viktig del av en trygg vardag

BLOGG. Våren knackar försiktigt på dörren och inom idrottsrörelsen blickar man framåt, skriver Elin Blomqvist och uppmanar alla att hjälpa både barn och vuxna att hitta tillbaka till sin hobby.Läs mera »
01.03.2022 kl. 12:42
81026_t.jpg

Väss din digitala kompetens

ARTIKEL. Hur håller man sig uppdaterad inom det digitala och utvecklar sina digitala kunskaper? Här kommer tips på hur man kan tänka kring digital kompetens och hur man utvecklar sina digitala kunskaper.Läs mera »
28.02.2022 kl. 17:43
80013_t.jpg

Vill du bli Förbundsarenans praktikant?

NYHET. Förbundsarenan söker en praktikant för våren 2022. Vi letar efter en företagsam och nyfiken högskolestuderande och erbjuder en unik inblick i förbundsvärlden och tredje sektorn. Läs mera »
09.02.2022 kl. 12:26
80669_t.jpg

Harriet Sundholm omvald vice ordförande

NYHET. Förbundsarenans styrelse har kommit igång med styrelsearbetet och valt arbetsutskott. En tyngdpunkt under året är att ta fram en ny strategi. Läs mera »
03.02.2022 kl. 08:41
80635_t.jpg

Stjäl idéer och ta ett mellanår för att vila hjärnan

PROFILEN. Gita Lindholm har de senaste 21 åren varit en central del av personalen på Svenska hörselförbundet. När hon pensioneras kan hon blicka tillbaka på bland annat drygt sjuttio nummer av medlemstidningen Vi hörs och att hon många gånger kunnat hjälpa en medmänniska. Läs mera »
01.02.2022 kl. 10:11
80634_t.jpg

En pigg 100-åring, ständigt i rörelse

BLOGG. Tålamod, ödmjukhet och djupandning. Det har krävts av Karin Lassenius som till stor del på distans började på ett nytt jobb på Samfundet Folkhälsan. Nu är det implementering av den nya strategin som driver arbetet framåt.Läs mera »
01.02.2022 kl. 10:01
80556_t.jpg

Tillgängliga webbsidor fungerar bättre för alla

ARTIKEL. Är ditt förbunds webbsidor tillgängliga? Brukar ni skriva alt-texter till bilder ni delar på sociala medier? Varför ska innehållet på webben vara tillgängligt? Ta del av tips på hur ditt förbund kan förbättra sin webbtillgänglighet.Läs mera »
24.01.2022 kl. 14:29