Text: Pernilla Lindroos
Kartläggningen gjordes genom en enkät som besvarades av 40 förbund och centralorganisationer. Tretton av de förbund som svarade på enkäten skrev att de borde byta medlemsregister medan fjorton är nöjda med sitt medlemsregister. En femtedel av förbunden har just bytt sitt medlemsregister och ett förbund håller som bäst på att byta. Det finns alltså flera förbund som anser att det borde vara dags att byta medlemsregister.
- Jag har redan hunnit tänka att den nya dataskyddsreformen kommer riktigt lämpligt, kommenterar en som svarade på enkäten.
EU:s dataskyddsförordning kommer bland annat att ställa nya krav på medlemsregisterhanteringen, vilket samtidigt ger en möjlighet att utveckla medlemsregistret så att det motsvarar förbundets behov och krav.
Nästan hälften av dem som svarade på enkäten har sitt medlemsregister på nätet. Resten av dem som svarade har sitt medlemsregister i ett program bundet till en dator. Listan på de program som används i de finlandssvenska förbunden är lång. Det vanligaste programmet är Excel som ungefär en tredjedel av de som svarade använder för sitt medlemsregister. Förutom Excel används till exempel Webbhusets medlemsregister, FloMember, FileMaker och Access.
De flesta förbunden har en utsedd registeransvarig. Ungefär en fjärdedel av dem som svarade har inte en skilt utsedd registeransvarig. Hälften av förbunden sköter inte sina medlemmars medlemsregister medan nästan 26 procent sköter dem och 23 procent sköter dem delvis.
- Kartläggningen av medlemsregistren visade att nästan alla förbund har olika program för att hantera sitt medlemsregister. Detta betyder att förbunden inte har stöd av varandra i det dagliga arbetet med registret. Förbunden ser väldigt olika ut men det finns gemensamma behov som syns bra då man tittar på vad förbunden använder sina medlemsregister till, säger Mari Pennanen, verksamhetsledare på Svenska studieförbundet.
Många använder sitt medlemsregister till annat än enbart en förteckning på medlemmar. Drygt 60 procent av de som svarat på enkäten använder sitt medlemsregister till fakturering av medlemsavgifter. Ungefär 35 procent använder medlemsregistret till prenumerationer och nyhetsbrev. Nästan 30 procent av förbunden använder medlemsregistret till annan fakturering än medlemsavgifter. Förutom dessa användningsområden används medlemsregistret också för anmälningar till evenemang och för att upprätthålla listor på andra personer än medlemmar. Flera av förbunden använder också sitt medlemsregister till något specifikt för sin verksamhet enligt egna behov.
- Ur svaren på enkäten kunde vi också se att det är svårt att hitta ett program som skulle täcka alla behov och samtidigt vara användarvänligt. Antingen saknas en viss tillämpning eller så är systemet för krångligt. Förbunden ser olika ut men gemensamma utmaningar och problem finns. Svenska studieförbundet kommer att återkomma till eventuella gemensamma lösningar och vara i kontakt med förbunden, säger Mari Pennanen.
